שכירת משרד היא אחת ההוצאות הקבועות הגדולות של כל עסק, ולרוב גם ההתחייבות הארוכה ביותר שלו. חוזה שכירות מסחרי נחתם בדרך כלל לשלוש עד חמש שנים, ולכן טעות בגודל השטח עולה ביוקר לאורך זמן. משרד גדול מדי פירושו תשלום חודשי של דמי שכירות, ארנונה ודמי ניהול על מטרים שעומדים ריקים. משרד קטן מדי פירושו צפיפות, רעש, פגיעה בפריון, ולא פעם מעבר יקר עוד לפני שהחוזה הסתיים.
מאז שהעבודה ההיברידית הפכה לחלק קבוע משגרת העבודה בישראל, השאלה כמה עובדים יש בחברה כבר לא מספיקה כדי לתכנן שטח. השאלה שבאמת צריך לשאול היא כמה עובדים נמצאים במשרד בפועל, באילו ימים ובאילו שעות.
למה מצבת העובדים לא משקפת את צורכי השטח
בעסק עם 40 עובדים כמעט אף פעם לא יושבים 40 אנשים במשרד באותו רגע. חלק מהצוות עובד מהבית יומיים או שלושה בשבוע, אנשי מכירות ושירות נמצאים אצל לקוחות, יש עובדים במשמרות, חופשות, מחלות וימי מילואים. התוצאה היא שבעסקים רבים חלק ניכר מהעמדות עומדות ריקות ברוב ימי השבוע, בזמן שבימים מסוימים דווקא חסר מקום.
מי שמתכנן משרד לפי מצבת העובדים המלאה משלם על שטח שלא בשימוש. מי שמתכנן לפי תחושת בטן עלול לגלות שביום הישיבות השבועי אין איפה לשבת.
נקודת המוצא: כמה מ״ר לעובד
בתכנון משרדים מקובל להעריך שטח ברוטו של כ-8 עד 12 מ״ר לעובד במשרד פתוח, וכ-12 עד 15 מ״ר לעובד כאשר יש יותר חדרים סגורים, חדרי ישיבות ושטחי שירות. חשוב לזכור שבשוק המשרדים בישראל המחיר נקבע לרוב לפי שטח ברוטו, הכולל חלק יחסי מהלובי, המסדרונות והשירותים המשותפים בבניין. אחוז ההעמסה הזה משתנה מבניין לבניין, ולכן שני משרדים באותו גודל על הנייר יכולים להציע שטח עבודה נטו שונה לגמרי.
איך לחשב את השטח הנדרש לפי נוכחות בפועל
1. אספו נתוני נוכחות אמיתיים
הצעד הראשון והחשוב ביותר הוא להפסיק לנחש. כדאי לבחון נתוני נוכחות של שלושה עד שישה חודשים אחורה, כדי לראות תמונה שמנטרלת חגים ותקופות חריגות. הדרך המדויקת ביותר לעשות זאת היא דרך מערכת הנוכחות של העסק. כאשר העובדים מחתימים כניסה ויציאה באמצעות אפליקציה מומלצת של שעון נוכחות עם זיהוי מיקום, אפשר לראות בדיוק כמה עובדים דיווחו מהמשרד, כמה מהבית וכמה מהשטח, בכל יום ובכל שעה. הנתונים האלה הופכים את ההחלטה על גודל המשרד מהערכה כללית לחישוב מבוסס.
2. תכננו לפי ימי השיא ולא לפי הממוצע
ממוצע של 22 עובדים ביום נשמע מרגיע, אבל אם בימי שלישי מגיעים 30 עובדים, המשרד צריך להכיל אותם. זהו את הימים העמוסים ביותר בשבוע והוסיפו מרווח ביטחון של כ-10 אחוזים.
3. קבעו מדיניות עמדות
עסקים שעוברים לעמדות משותפות, שבהן עובד לא מקבל שולחן קבוע אלא מזמין עמדה לפי הצורך, יכולים להפחית משמעותית את מספר העמדות. מדיניות כזו עובדת רק כשיש נתוני נוכחות ברורים שמאפשרים לתאם בין הצוותים.
4. הוסיפו שטחים משותפים
מעבר לעמדות העבודה, משרד צריך חדרי ישיבות, מטבחון, עמדת קבלה, חדרים לשיחות שקטות ולעיתים גם חדר תקשורת ומחסן. בעבודה היברידית הצורך בחדרי ישיבות ובאזורי שיתוף פעולה דווקא עולה, כי הימים במשרד מוקדשים יותר לעבודת צוות.
5. השאירו מקום לצמיחה
אם תוכנית העבודה של העסק כוללת גיוס עובדים בשנים הקרובות, כדאי לשלב זאת כבר עכשיו, או לחלופין לנהל משא ומתן על אופציה להרחבה בבניין או על יציאה מוקדמת מהחוזה.
דוגמה מספרית
נניח עסק עם 40 עובדים. לפי חישוב של 11 מ״ר ברוטו לעובד על בסיס מצבת העובדים המלאה, העסק יחפש משרד של כ-440 מ״ר. נתוני הנוכחות מראים שביום השיא נמצאים במשרד 28 עובדים. בתוספת מרווח ביטחון מגיעים ל-31 עובדים, כלומר כ-340 מ״ר. ההפרש הוא כ-100 מ״ר. בדמי שכירות לדוגמה של 80 ש״ח למ״ר בחודש מדובר בחיסכון של כ-8,000 ש״ח בחודש ויותר מ-96,000 ש״ח בשנה, עוד לפני ארנונה ודמי ניהול. לאורך חוזה של חמש שנים זה סכום שמשפיע ישירות על השורה התחתונה.
שעות העבודה משפיעות גם על סוג הנכס
נתוני הנוכחות לא עוזרים רק לקבוע כמה מטרים צריך, אלא גם איזה נכס מתאים. עסק שעובד במשמרות או מחוץ לשעות הרגילות צריך בניין עם גישה בכל שעות היממה ובדיקה של עלויות מיזוג אוויר מעבר לשעות הפעילות, שלעיתים מחויבות בנפרד בדמי הניהול. כשידוע כמה עובדים מגיעים ברכב, אפשר להעריך את מספר החניות הנדרש ולבדוק אם הבניין מספק אותן. וכשרוב העובדים מגיעים בתחבורה ציבורית, קרבה לתחנת רכבת או לקו מרכזי הופכת לשיקול מרכזי בבחירת המיקום.
שכירות, משרד גמיש או רכישת נכס
נתוני נוכחות יציבים לאורך זמן הם גם כלי לקבלת החלטה אסטרטגית. עסק עם צוות קבוע ודפוס עבודה צפוי יכול לשקול רכישת משרד, צעד שהופך הוצאה חודשית לנכס ומייצר יציבות לטווח ארוך. עסק שנמצא בצמיחה מהירה או בשינוי מודל עבודה ירוויח יותר מחוזה שכירות גמיש או מחלל עבודה משותף, עד שהתמונה תתבהר.
טעויות נפוצות בבחירת שטח משרדים
- תכנון לפי מספר העובדים הכולל במקום לפי נוכחות בפועל.
- השוואת מחירים לפי מ״ר ברוטו בלי לבדוק את אחוז ההעמסה ואת השטח נטו.
- התעלמות מדמי ניהול, ארנונה ועלויות מיזוג מחוץ לשעות הפעילות.
- חתימה על חוזה ארוך בלי אופציה להרחבה או לצמצום.
- הזנחת צורכי החניה והנגישות של העובדים.
סיכום
גודל המשרד הנכון לא נקבע לפי מספר העובדים ברשימת השכר, אלא לפי האופן שבו הם עובדים בפועל. שילוב של נתוני נוכחות מדויקים, תכנון לפי ימי השיא, שטחים משותפים נכונים ובדיקה יסודית של עלויות הנכס מאפשר לבחור משרד שמתאים לעסק היום ומשאיר לו מקום לגדול. לפני שחותמים על חוזה, כדאי להתייעץ עם אנשי מקצוע בתחום הנדל״ן המסחרי שיעזרו להתאים את הנכס לצרכים ולתקציב. צוות קרן וקסלר נדל״ן מסחרי ישמח ללוות אתכם באיתור המשרד או הנכס המסחרי המתאים לעסק שלכם.
